Deniz Akademi Sistemi (“Sistem”), denizcilik eğitim kurumlarının (“Kurum”) kurs, kayıt, ödeme, belge ve sertifika süreçlerini yönetmesi için sunulan bir yazılım hizmetidir. Bu metin, Sistem üzerinden işlenen kişisel verilerin nasıl toplandığını, kullanıldığını ve korunduğunu 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında açıklar.

1. Veri sorumlusu ve veri işleyen

Öğrencilere ait kişisel veriler bakımından veri sorumlusu, öğrencinin başvurduğu Kurumdur. Sistem, bu verileri Kurum adına ve Kurumun talimatları doğrultusunda işleyen veri işleyen konumundadır. Kurum kullanıcılarına (yönetici/ofis personeli) ait hesap bilgileri bakımından ise Sistem veri sorumlusudur.

2. İşlenen kişisel veriler

• Kimlik ve iletişim: ad soyad, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi, telefon, e-posta, adres.
• Eğitim ve mesleki bilgiler: başvurulan kurs ve dönem, katılım durumu, sertifika/belge türleri ve geçerlilik tarihleri.
• Yüklenen belgeler: kimlik, vesikalık fotoğraf, sağlık raporu, diploma, denizci cüzdanı gibi Kurumun talep ettiği evraklar.
• Ödeme bilgileri: kurs ücreti, taksit ve tahsilat kayıtları. Kart bilgileri Sistemde saklanmaz; kartla ödemeler doğrudan Kurumun anlaşmalı ödeme kuruluşu (sanal POS) üzerinden alınır.
• Kurum kullanıcıları: kullanıcı adı, ad soyad, rol ve işlem kayıtları. Şifreler geri döndürülemez biçimde (hash) saklanır, düz metin olarak tutulmaz.

3. İşleme amaçları ve hukuki sebepler

Kişisel veriler; kursa kayıt ve eğitim sözleşmesinin kurulması ve ifası, ödeme ve taksit takibi, denizcilik mevzuatının gerektirdiği belge ve sertifika takibinin yapılması, belge süresi, ödeme ve kurs başlangıcı hakkında SMS/e-posta ile bilgilendirme ve Kurumun yasal yükümlülüklerini yerine getirmesi amaçlarıyla işlenir. Hukuki sebepler KVKK md. 5/2 (c) sözleşmenin kurulması ve ifası, (ç) hukuki yükümlülük ve (f) meşru menfaattir. Sağlık raporu gibi özel nitelikli veriler, yalnızca ilgili mevzuatın öngördüğü hâllerde veya açık rızaya dayanılarak işlenir.

4. Verilerin aktarılması

Kişisel veriler satılmaz ve reklam amacıyla kullanılmaz. Yalnızca hizmetin sunulması için gerekli olduğu ölçüde şu taraflarla paylaşılır: ilgili Kurum; SMS ve e-posta gönderimi için Kurumun seçtiği iletişim hizmeti sağlayıcıları; ödeme kuruluşları; barındırma (sunucu) hizmeti sağlayıcısı. Sistemin sunucuları yurt dışında bulunabilir; bu durumda aktarım KVKK md. 9 hükümlerine uygun olarak yapılır. Yetkili kamu kurumlarının kanuna dayalı talepleri hâlinde de aktarım yapılabilir.

5. Google hesabı ve Google Drive verileri

Kurumlar ve Sistem yöneticisi, isteğe bağlı olarak kendi Google hesaplarını bağlayabilir. Bu bağlantı yalnızca şu iki amaçla kullanılır: (1) Kurumun dönem kayıt listelerinin (Excel) Kurumun kendi Google Drive'ına kopyalanması, (2) Sistem yedeğinin yöneticinin Google Drive'ına alınması.

• Sistem yalnızca kendi oluşturduğu dosya ve klasörlere erişir (drive.file izni). Google Drive'ınızdaki diğer dosyaları göremez, okuyamaz, değiştiremez.
• Bağlı hesabı Ayarlar sayfasında gösterebilmek için yalnızca Google hesabınızın e-posta adresi okunur.
• Google'dan alınan veriler yalnızca yukarıdaki işlevler için kullanılır; üçüncü taraflara aktarılmaz, reklam amacıyla kullanılmaz ve insanlar tarafından okunmaz (sizin açık talebiniz, güvenlik veya yasal zorunluluk hâlleri hariç).
• Deniz Akademi Sistemi'nin Google API'lerinden alınan bilgileri kullanması ve başka bir uygulamaya aktarması, Sınırlı Kullanım (Limited Use) şartları dahil olmak üzere Google API Hizmetleri Kullanıcı Verileri Politikası'na uygundur.
• Bağlantıyı istediğiniz zaman Sistemdeki ilgili ayarlar sayfasından veya Google hesabınızın üçüncü taraf erişim ayarlarından kaldırabilirsiniz. Kaldırıldığında Sistemde saklanan erişim anahtarı silinir.

6. Saklama süresi

Kişisel veriler, Kurum ile Sistem arasındaki hizmet ilişkisi ve ilgili mevzuatta öngörülen saklama süreleri boyunca saklanır; süre sona erdiğinde silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Tamamlanmadan bırakılan online başvurular ve geçici dosyalar kısa süre içinde otomatik olarak silinir. Yedek kopyalar en fazla 30 gün saklanır.

7. Güvenlik

Sisteme erişim HTTPS ile şifrelenir. Kurumların verileri birbirinden ayrılmıştır; her Kurum yalnızca kendi kayıtlarını görebilir. Şifreler hash olarak saklanır, başarısız giriş denemeleri sınırlandırılır ve düzenli yedek alınır.

8. Çerezler

Sistem yalnızca oturumunuzu açık tutmak için zorunlu bir oturum çerezi kullanır. Reklam veya takip amaçlı çerez kullanılmaz.

9. KVKK kapsamındaki haklarınız

KVKK md. 11 uyarınca; kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini, şartları oluştuğunda silinmesini veya yok edilmesini isteme ve kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz. Öğrenci verilerine ilişkin talepler için öncelikle kayıt olduğunuz Kuruma başvurmanız gerekir; Kurum, talebi Sistem ile birlikte yanıtlar.

10. İletişim

Bu politika hakkındaki sorularınız ve talepleriniz için: info@denizakademisistemi.com · 05309130597.

Bu politika gerektiğinde güncellenebilir; güncel sürüm her zaman bu sayfada yayımlanır.